Het Dickens-proces en de prijs van blijven schuiven

Als mijn takenlijst nou eens behapbaar was, zou er eindelijk rust komen. Tijd om na te denken. Tijd om mijn onderneming financieel sterker te maken.

Dat was ongeveer wat ik zei toen ik over het Dickens-proces van Tony Robbins in gesprek raakte. Er bleef van alles liggen. De prioriteiten stapelden zich op. En zodra ik tijd zou vrijmaken om de grotere problemen aan te pakken, zouden daar weer nieuwe taken uit komen.

Die moesten dan óók nog ergens tussen.

Mijn agenda had dus al bezwaar voordat we begonnen waren.

Dickens begon voor mij in Deventer

De naam trok mijn aandacht. Ik ben geboren in Deventer en dacht meteen aan het Dickens Festijn. Daardoor wilde ik weten wat Tony Robbins met Dickens te maken had.

Die verbinding loopt via A Christmas Carol van Charles Dickens. Ebenezer Scrooge krijgt daarin zijn verleden, zijn heden en een mogelijke toekomst te zien. De vraag is wat er van zijn leven terechtkomt als hij vasthoudt aan zijn manier van doen.

Robbins gebruikt dat uitgangspunt in het Dickens-proces. Je onderzoekt een overtuiging die je belemmert en kijkt naar de gevolgen ervan: wat heeft die je al gekost, wat kost die je nu en wat zou er gebeuren als je eraan blijft vasthouden?

Daar hoort ook een andere kant bij. In zijn werkboek beschrijft Robbins hoe je vervolgens een nieuwe overtuiging formuleert en een andere toekomst voor je ziet. Het is een oefening in verbeelden en voelen. De toekomst die je daarbij bedenkt, is nog niet gebeurd.

Mijn vertaling naar ondernemerschap begint bij een noal alledaagse gedachte: eerst moet de drukte voorbij zijn. Daarna kom ik toe aan wat ik eigenlijk belangrijk vind.

Eerst de lijst kleiner krijgen

Ik wil meer financiële ruimte in mijn onderneming. Meer tijd om te kijken waar het geld vandaan moet komen en welke keuzes daarvoor nodig zijn.

Tegelijk wil ik de dagelijkse zaken goed regelen. Er zijn vragen, afspraken en werkzaamheden die aandacht vragen. Die verdwijnen niet doordat ik besluit dat ik vandaag strategisch ga zitten kijken.

Dus schuif ik.

En dan is het verleidelijk om de oplossing te zoeken in een betere planning. Beter overzicht, duidelijkere prioriteiten, een nettere verdeling over de week.

Daar werken we ook aan. Alleen zei ik in datzelfde gesprek dat de prioriteiten zich óók opstapelen.

Dat is de vraag die ik aan mijn eigen aanpak wil stellen: als ik pas ruimte maak voor mijn onderneming wanneer de rest voldoende is weggewerkt, wanneer is dat dan?

Waarom zou mijn belangrijkste ondernemerswerk moeten wachten tot het tussen de andere taken past?

Wat kost het om dit nog een jaar te doen

Hier wordt het Dickens-proces voor mij interessant. Ik kan naar mijn planning kijken en denken: drukke week. Ik kan mezelf ook afvragen hoe het eruitziet als ik deze manier van werken nog een jaar volhoud.

Ben ik dan bezig met dezelfde achterstand, alleen met andere datums?

Krijgen de financiële keuzes dan eindelijk aandacht, of blijven ze het onderwerp voor zodra het rustiger wordt?

En hoe voelt het als ik over een jaar opnieuw moet zeggen dat ik te weinig tijd heb gehad om daar echt aan te werken?

Dat zijn vragen om eerlijk te beantwoorden. Ze zijn geen voorspelling dat het misgaat.

De kosten van blijven schuiven wil ik concreet maken. Welke beslissing is blijven liggen? Welk terugkerend probleem heb ik opnieuw zelf opgepakt? Welk werk aan de toekomst van mijn bedrijf kwam daardoor niet aan de beurt?

Daar hoef ik geen dramatisch verhaal van te maken. Eén werkelijk voorbeeld uit mijn agenda is al voldoende om mee te beginnen.

Een andere overtuiging moet ook in mijn agenda passen

Bij Robbins volgt daarna de vraag welke overtuiging je ervoor in de plaats wilt zetten. Voor mijn ondernemerspraktijk wil ik deze formulering onderzoeken:

Werken aan de richting en financiële ruimte van mijn bedrijf hoort bij mijn gewone werkweek.

Dat vraagt om een andere verdeling van mijn tijd. Wat zou er veranderen als ik wekelijks aandacht geef aan de belangrijkste financiële keuze, terwijl een ander een terugkerend stuk uitvoering zelfstandig afhandelt?

Ik wil me daarbij een gewone werkdag voorstellen. Eén waarop ik tijd heb om een overzicht te bekijken, een besluit te nemen en de uitvoering bij de juiste persoon neer te leggen. Waarop ik weet wat bij mij hoort en wat iemand anders kan afhandelen.

En daar komt mijn bezwaar uit het gesprek terug: van nadenken komen nieuwe taken. Die hebben ook tijd en een eigenaar nodig.

Dus alleen een extra blok inplannen is voor mij onvoldoende. Ik wil tegelijk aanwijzen welk ander werk uit dat blok verdwijnt. Anders heb ik mijn overvolle week alleen voorzien van een extra ambitie.

Uitbesteden met ruimte om te beslissen

Ik besteed al veel uitvoering uit. In mijn artikel over About Face schreef ik over de vragen en uitzonderingen die daarna alsnog bij mij terechtkomen.

Daar sluit dit onderwerp op aan. Het uitbesteden van een taak vraagt ook om afspraken over de beslissingen die erbij horen.

Neem als praktisch voorbeeld het verzamelen van openstaande facturen en de voortgang van de opvolging. Dat overzicht kan iemand anders voorbereiden. Je kunt afspreken welke normale opvolging die persoon zelf verzorgt en welke afwijkingen naar jou moeten.

Daarvoor moet je duidelijk maken wat je verwacht. Wanneer is het werk goed? Welke ruimte krijgt iemand? Bij welk probleem wil je worden betrokken?

De keuzes over de richting van mijn onderneming, de financiële prioriteiten en de risico’s die ik wil nemen blijven bij mij. Juist daarvoor wil ik ruimte maken.

Deze koppeling met uitbesteden is mijn toepassing van het Dickens-proces. Robbins levert de oefening om overtuigingen en hun gevolgen te onderzoeken. Ik verbind die aan de manier waarop ik mijn bedrijf organiseer.

Drie stappen om ermee aan de slag te gaan

Ik wil dit klein genoeg houden om het ook werkelijk te kunnen doen. Voor mezelf, en voor de ondernemer die dit leest terwijl er ergens nog een takenlijst openstaat.

1. Onderzoek één terugkerende gedachte

Schrijf de gedachte op waarmee je belangrijk werk blijft uitstellen. Bij mij begint het onderzoek bij het idee dat de takenlijst eerst behapbaar moet zijn.

Zet erbij wat je daarvan terugziet in het verleden en het heden. Gebruik concrete voorbeelden. Beschrijf daarna hoe je werk eruit zou kunnen zien als je ermee doorgaat, én welke andere manier van werken je wilt onderzoeken.

Blijf bij één patroon. Je hoeft niet meteen je complete persoonlijkheid in een spreadsheet te zetten.

2. Draag één terugkerend stuk werk volledig over

Kies werk dat steeds opnieuw op jouw bord komt en waarvoor je een geschikte uitvoerder hebt of kunt zoeken. Leg het gewenste resultaat, de beslisruimte en het moment van terugkoppeling vast.

Reserveer tijd voor de overdracht en benoem wat daarvoor moet wijken. Spreek ook af wie de vragen tijdens die overgang verzamelt. Zo is de overdracht zelf een begrensde opdracht met een eigenaar.

Werk dat geen nut meer heeft, kun je eerst schrappen. Daar hoef je niemand voor in te huren.

3. Geef de vrijgemaakte tijd één bestemming

Kies vooraf welk ondernemerswerk die ruimte krijgt. Bijvoorbeeld één financieel besluit voorbereiden: welke activiteit krijgt de komende periode aandacht, op basis van opbrengsten, kosten en de verwachte ontvangsten en betalingen?

Laat het verzamelen van de gegevens waar mogelijk voorbereiden. Gebruik je eigen tijd voor het beoordelen en kiezen. Controleer daarna of het geplande moment daadwerkelijk aan die keuze is besteed.

Dat is de proef: verdwijnt er uitvoering bij jou, en krijgt je kerntaak werkelijk aandacht?

Mijn takenlijst hoeft geen toestemming te geven

Ik heb in dat gesprek geen kant-en-klare oplossing gevonden. Ik weet dat er werk blijft liggen en dat een nieuwe aanpak óók werk vraagt. Die tegenstrijdigheid is er nog.

Wat ik met het Dickens-proces wil onderzoeken, is hoeveel ruimte ik zelf laat aan de gedachte dat het eerst rustiger moet worden.

Voor mij begint dat bij één terugkerende taak, één duidelijke overdracht en één keuze die vervolgens aandacht krijgt.

De vraag die ik aan mijn agenda wil stellen is daarom:

Wat moet er deze week uit mijn handen, zodat mijn onderneming aandacht krijgt voordat de week voorbij is?

Mijn takenlijst mag daar iets van vinden. De beslissing wil ik zelf nemen.

Wil je vaker praktische inzichten over uitbesteden en ruimte voor je eigen ondernemerswerk? Schrijf je in voor mijn mailinglijst.

Florentijn

Mr. Outsourcing