Verwijder en automatiseer voordat je inhuurt (DAD): de slimme weg naar efficiëntie

In de snel veranderende wereld van het ondernemen is efficiëntie essentieel. Als bedrijfseigenaar wil je niet alleen groeien, maar ook je middelen optimaal benutten. Voordat je besluit om nieuwe medewerkers aan te nemen, is het verstandig om eerst te kijken naar manieren om je bestaande processen te stroomlijnen. Dit is waar het principe “Verwijder en Automatiseer Voordat Je Inhuurt,” ook wel bekend als DAD (Delete and Automate Before Delegating), een cruciale rol speelt. Door onnodige taken te elimineren en repetitieve processen te automatiseren, kun je je bedrijf lean en efficiënt houden.

Wat is DAD?  

DAD staat voor “Verwijder en Automatiseer Voordat Je Inhuurt” en is een strategie die je helpt om je bedrijf zo efficiënt mogelijk te runnen voordat je besluit om nieuwe medewerkers aan te nemen. Het doel is om te voorkomen dat je onnodig mensen inhuurt voor taken die eigenlijk niet gedaan hoeven te worden, of die veel efficiënter door technologie kunnen worden uitgevoerd.

Deze aanpak helpt je om je bedrijf lean te houden, kosten te besparen en je team te concentreren op wat echt belangrijk is.

Stap 1: Verwijder onnodige taken  

De eerste stap in het DAD-proces is het elimineren van taken die niet langer waarde toevoegen aan je bedrijf. Dit betekent kritisch kijken naar je huidige bedrijfsprocessen en beslissen welke taken echt nodig zijn en welke overbodig zijn geworden.

Hoe verwijder je onnodige taken?

• Evalueer je processen: Kijk naar de huidige workflows en stel jezelf de vraag of elke stap echt noodzakelijk is. Zijn er taken die ooit nuttig waren, maar nu verouderd of inefficiënt zijn?
• Focus op waarde: Identificeer welke activiteiten direct bijdragen aan je bedrijfsdoelen en klanttevredenheid. Elimineer taken die weinig tot geen waarde toevoegen.
• Verminder overhead: Door onnodige taken te verwijderen, kun je de overhead van je bedrijf verminderen, wat leidt tot lagere kosten en meer flexibiliteit.

Voorbeeld: Stel je hebt een reeks producten of diensten die ooit populair waren, maar nu nauwelijks meer worden verkocht. Overweeg om deze producten of diensten te elimineren, waardoor je tijd en middelen vrijmaakt voor meer winstgevende activiteiten.

Stap 2: Automatiseer repetitieve processen  

Nadat je onnodige taken hebt verwijderd, is de volgende stap het automatiseren van repetitieve processen. Automatisering kan aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen opleveren, en het helpt je om foutgevoelige taken efficiënter te beheren.

Hoe automatiseer je effectief?

• Identificeer herhalende taken: Maak een lijst van alle taken die regelmatig moeten worden uitgevoerd en overweeg welke van deze taken kunnen worden geautomatiseerd.
• Gebruik de juiste tools: Er zijn tal van softwaretools beschikbaar die je kunnen helpen bij het automatiseren van processen zoals boekhouding, klantenservice, marketing, en voorraadbeheer. Kies de tools die het beste passen bij de behoeften van je bedrijf.
• Bespaar tijd en verminder fouten: Door repetitieve taken te automatiseren, kun je de kans op menselijke fouten verminderen en kostbare tijd vrijmaken die je kunt investeren in strategische activiteiten.

Voorbeeld: Automatisering kan eenvoudig beginnen met e-mailmarketing. In plaats van handmatig nieuwsbrieven te versturen, kun je een geautomatiseerd systeem instellen dat e-mails verstuurt op basis van specifieke klantacties, zoals aankopen of inschrijvingen.

Stap 3: Huur pas in wanneer het nodig is  

Pas nadat je taken hebt geëlimineerd en processen hebt geautomatiseerd, is het tijd om te evalueren of je echt extra personeel nodig hebt. Door DAD toe te passen, zul je merken dat je vaak minder mensen nodig hebt dan je oorspronkelijk dacht. Dit bespaart je niet alleen loonkosten, maar zorgt er ook voor dat je team zich kan concentreren op strategische taken die niet gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd.

Wanneer moet je inhuren?

• Noodzaak voor unieke vaardigheden: Huur alleen in wanneer er behoefte is aan specifieke vaardigheden die niet door automatisering kunnen worden vervangen.
• Focus op groei: Overweeg om nieuwe medewerkers aan te nemen wanneer je bedrijf een duidelijke groei doormaakt en de huidige teamcapaciteit onvoldoende is om deze groei te ondersteunen.
• Kwaliteit boven kwantiteit: Het is beter om minder, maar zeer capabele medewerkers te hebben dan een groot team dat alleen taken uitvoert die geautomatiseerd hadden kunnen worden.

Voordelen van DAD  

• Lagere kosten: Door onnodige taken te elimineren en automatisering in te zetten, bespaar je op loonkosten en vermijd je het aannemen van overtollig personeel.
• Verhoogde efficiëntie: Automatisering zorgt ervoor dat repetitieve taken snel en foutloos worden uitgevoerd, waardoor je bedrijf efficiënter draait.
• Flexibiliteit: Een lean organisatie kan zich sneller aanpassen aan veranderingen in de markt en nieuwe kansen sneller benutten.
• Betere focus: Je team kan zich richten op strategische en creatieve taken die niet geautomatiseerd kunnen worden, wat leidt tot meer innovatie en waardecreatie.

Conclusie

“Verwijder en Automatiseer Voordat Je Inhuurt” is een slimme strategie voor elk bedrijf dat efficiëntie en groei wil maximaliseren. Door eerst te kijken naar wat geëlimineerd of geautomatiseerd kan worden, voorkom je onnodige uitgaven en zorg je ervoor dat je bedrijf lean en flexibel blijft. Pas deze DAD-aanpak toe en ontdek hoeveel tijd, geld en middelen je kunt besparen—en hoe je bedrijf daardoor kan floreren.

Met mijn organisatie die de afgelopen 15 jaar heb opgebouwd kan ik je hiermee helpen. Het outsourcen van mijn business is mijn voornaamste bezigheid. Ik heb nog nooit iemand in dienst gehad en inmiddels heb ik een heel team van freelancers voor mij werken over de hele wereld.

Florentijn

Mr. Outsourcing