No Hurry, No Pause: een ritme voor werk en leven
Ik kan een hele week keurig hebben ingepland. Tot ik een van mijn locaties binnenloop.
Bureaus staan schots en scheef. Spullen zijn op. De zonwering hangt nog naar beneden terwijl het regent. En ergens staat een raam open dat toch echt dicht had gemoeten.
Ik kom om te kijken hoe de locatie draait. Vijf minuten later ben ik bezig als conciërge, inkoper en probleemoplosser tegelijk.
Dat klinkt misschien lekker ondernemend. Ik vind het vooral irritant.
Niet omdat ik te beroerd ben om een bureau recht te zetten. Maar omdat ik daar niet voor gekomen ben. En omdat ik wéét wat er ondertussen met mijn planning gebeurt.
Welkom bij de voortdurende spanning tussen het bedrijf dat ik wil bouwen en het bedrijf dat soms toch nog even Florentijn nodig heeft.
Mijn ideale werkdag is opvallend gewoon
Ik ben graag bezig. Nieuwe plannen bedenken, concepten ontwikkelen, systemen verbeteren, locaties bezoeken. Daar hoef je mij ’s morgens niet voor wakker te schudden. Ik ben meestal zelf al wakker.
Maar de laatste tijd geniet ik ook steeds meer van iets heel gewoons: een hele dag achter mijn bureau.
Eerst mediteren. Dan de mail van de vorige dag wegwerken, zodat ik niet met een achterstand begin. Daarna sporten. Vervolgens de taken uit mijn planning afhandelen, wat ruimte voor mezelf, en ’s middags aan projecten werken.
En als ik ’s avonds zin heb, schrijf ik nog een artikel.
Geen spectaculaire dag. Geen helikoptervlucht naar een belangrijk overleg. Geen foto van mezelf met een laptop aan de rand van een infinitypool.
Gewoon een goede dag.
Ik kan veel doen zonder me de hele tijd opgejaagd te voelen. Dat is voor mij veel aantrekkelijker dan een agenda die van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat bewijst hoe belangrijk ik ben.
Het probleem met mijn mooie planning
Mijn bedrijven bestaan niet alleen op mijn beeldscherm. Ik heb locaties in verschillende steden. Er moet worden gekeken, overlegd, ingericht en gecontroleerd. Soms moet ik er gewoon naartoe.
Als ik op pad moet, doe ik dat het liefst in een aaneengesloten periode. Een hele week locaties bezoeken is voor mij logischer dan steeds losse ritten kriskras door het land maken.
Alleen vraagt zo’n reisweek om een ander ritme. Mijn mail verdwijnt niet omdat ik in de auto zit. De takenlijst neemt ook geen vakantie. En als ik op een locatie weer van alles aantref dat niet klopt, loopt de planning snel uit.
Het lastige is dat ik die dingen niet kan negeren. Een scheef bureau of ontbrekende spullen lijkt een detail, maar voor de klant is de kwaliteit van die ruimte helemaal geen detail.
Daarom pak ik het op.
En daar betrap ik mezelf: ik los iets op wat opgelost moet worden, maar ik zorg er daarmee niet automatisch voor dat het de volgende keer goed gaat.
Een probleem oplossen is nog niet hetzelfde als voorkomen dat het opnieuw bij mij terechtkomt.
Mijn grootste productiviteitstruc? Werk dat niet bestaat
Er zijn allerlei slimme manieren om een mailbox sneller leeg te krijgen. AI kan uitstekend helpen om te sorteren, samen te vatten en een antwoord voor te bereiden. Ik gebruik dat zelf voortdurend.
Maar ik vind een andere vraag steeds interessanter.
Waarom komt die mail eigenlijk binnen?
Als ik een bericht niet hoef te krijgen, kan zelfs de beste AI er weinig waarde aan toevoegen. Dan heb ik een prachtig digitaal systeem gebouwd om iets af te handelen wat helemaal niet had hoeven bestaan.
Daarom houd ik vast aan mijn DAD-concept: Delete, Automate, Delegate.
Ik schreef daar eerder al over in Verwijder en automatiseer voordat je inhuurt (DAD).
- Delete: welke mail, controle, afspraak of handeling kan gewoon verdwijnen?
- Automate: wat moet blijven bestaan, maar kan software of AI afhandelen?
- Delegate: wat vraagt menselijk werk en kan een specialist uitvoeren, inclusief de beslissingen die daarbij horen?
Dat klinkt als een keurige volgorde. In mijn dagelijkse ondernemerschap gebeurt het allemaal parallel. Ik ben tegelijk dingen aan het schrappen, processen aan het automatiseren en werk aan het overdragen.
Alleen als ik één specifieke taak onder de loep neem, begin ik altijd met de belangrijkste vraag: moet die taak er nog wel zijn?
Want een geschrapte taak heeft geen prompt nodig, geen freelancer, geen softwarelicentie en geen overleg over de voortgang.
Daar kan geen automatisering tegenop.
AI is fantastisch. Maar geen excuus om onzin te organiseren
Ik ben enthousiast over AI. Misschien soms iets té enthousiast. Geef mij een ingewikkeld proces en voor je het weet zit ik te bedenken hoe we er een digitale assistent op kunnen zetten.
Alleen: ook die assistent vraagt inrichting, controle en onderhoud. En de verwerking kost nog steeds tijd en geld.
De uitdaging is daarom niet om zo veel mogelijk werkzaamheden door AI te laten uitvoeren.
De uitdaging is om zo weinig mogelijk onnodige werkzaamheden over te houden.
Een vraag die drie keer per week bij mij binnenkomt, kan ik iedere keer met AI beantwoorden. Maar beter is het om te ontdekken waarom mensen die vraag überhaupt nog aan mij moeten stellen.
Misschien ontbreekt een instructie. Misschien is een verantwoordelijkheid niet duidelijk. Misschien kan iemand allang zelfstandig beslissen.
Dan ligt de echte oplossing niet in een snellere reactie, maar in een beter systeem.
Daarover schreef ik eerder ook in mijn artikel over About Face en leiderschap: ik wil niet alleen werkzaamheden overdragen, maar ook het denkwerk en de beslisruimte die daarbij horen.
Van ondernemer naar klusjesman in vijf minuten
Terug naar die locaties.
Als de zonwering verkeerd staat, kan ik haar omhoog doen. Klaar in een minuut.
Als er geen spullen meer zijn, kan ik ze onderweg halen. Misschien kost het me maar een halfuur. Als alle bureaus verkeerd staan, zet ik ze recht.
En morgen?
Dan kan precies hetzelfde gebeuren.
Mijn irritatie is dus eigenlijk nuttige informatie. Ze vertelt me dat ik ergens nog steeds in een proces zit waar ik niet meer in thuishoor.
De oplossing hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wie controleert de ruimte? Wanneer wordt de voorraad aangevuld? Welke afwijkingen mag iemand zelf oplossen? Wat is de standaard voor de oplevering van een locatie?
Als dat duidelijk is, hoef ik niet persoonlijk langs om te ontdekken dat het raam nog openstaat.
Ik moet wél kunnen vertrouwen op de kwaliteit. Outsourcen betekent voor mij niet dat ik mijn ogen dichtdoe en hoop dat het goed gaat.
Het betekent dat ik het resultaat blijf bewaken, zonder iedere handeling zelf uit te voeren.
En ja, ik heb daar zelf nog genoeg werk aan. Anders zou ik niet zo regelmatig met mijn goede bedoelingen en een volle planning op een locatie aankomen om vervolgens iets heel anders te gaan doen.
Waar mijn bureau staat, maakt steeds minder uit
Er zit voor mij nog een ander doel achter dat organiseren.
Ik wil niet stoppen met ondernemen. Daar vind ik het veel te leuk voor. Ik wil nieuwe ideeën blijven ontwikkelen, mensen ontmoeten, projecten opzetten en mijn bedrijven laten groeien.
Maar ik wil het op een ontspannen manier kunnen doen. En het liefst vanaf de plek waar ik op dat moment wil zijn.
Of mijn bureau nu thuis staat of aan de andere kant van de wereld, zou voor het grootste deel van mijn werk niet moeten uitmaken.
Die vrijheid vraagt wel iets. Het bedrijf moet door kunnen gaan wanneer ik een paar dagen niet op een locatie ben. Mijn mailbox moet niet meteen een rampgebied worden als ik mijn laptop dichtklap. En problemen mogen niet standaard wachten op mijn persoonlijke komst.
Ik ben daar nog niet klaar mee. Dat is ook precies de reden dat ik ermee bezig blijf.
Een pizza in Napels is misschien wel een beter doel dan een lege mailbox
Laatst was ik met mijn zoon in Napels. Niet voor een vergadering of een inspectie van een van mijn locaties, maar gewoon samen op pad.
We gingen onder andere pizza maken. Echte Napolitaanse pizza, met die enorme oven erbij. Ik stond daar met mijn zelfgebakken pizza in mijn handen, behoorlijk tevreden over het resultaat.
En daar zit voor mij eigenlijk de essentie.
Niet dat ik voortaan beroepsmatig pizzabakker wil worden. Mijn ondernemingen hebben al genoeg verschillende activiteiten.
Maar wél dat ik tijd wil hebben om zoiets met mijn zoon te doen, zonder het gevoel dat ik ondertussen op tien andere plekken moet zijn.
Een reis naar Napels is geen onderbreking van het leven dat ik eigenlijk zou moeten leiden.
Het ís het leven.
En ondernemen is daar onderdeel van. Net als sporten, reizen, schrijven, tijd voor mezelf en tijd met de mensen die belangrijk voor me zijn.
Ik wil niet eerst jarenlang hard werken om daarna eindelijk te kunnen leven. Ik wil vrij kunnen zijn terwijl ik onderneem.
Dat betekent niet dat iedere dag perfect in balans is. Sommige dagen werk ik veel. Andere dagen ben ik onderweg. Soms zit ik heerlijk achter mijn bureau en soms sta ik nog steeds ergens een raam dicht te doen.
Het gaat mij niet om een strak dagrooster dat nooit mag veranderen.
Het gaat om een ritme waarbinnen mijn werk en leven allebei ruimte krijgen.
Drie vragen voor de komende week
Je hoeft niet direct je hele bedrijf om te bouwen om hiermee te beginnen. Pak gewoon de volgende taak die op je bord belandt en stel drie vragen.
- Moet dit eigenlijk gebeuren? Zo niet, schrap het. Niet slimmer uitvoeren, gewoon stoppen.
- Moet ik dit zelf doen? Zo niet, automatiseer het of geef het aan iemand die het binnen duidelijke kaders zelfstandig kan afhandelen.
- Waarom kwam dit bij mij terecht? Los niet alleen het incident op, maar verander iets waardoor dezelfde vraag of fout minder snel terugkomt.
Pas die vragen consequent toe en je krijgt niet alleen een andere takenlijst. Je gaat anders kijken naar wat jouw werk als ondernemer eigenlijk is.
No Hurry, No Pause
Voor mij betekent het niet rustig aan doen. En ook niet non-stop doorgaan.
Het betekent dat ik mijn eigen tempo wil bepalen. Blijven bewegen. Blijven verbeteren. Af en toe mijn hoofd leegmaken en dan weer verder. Zonder van iedere dag een race tegen de klok te maken.
De kunst is niet om alle beschikbare uren met werk te vullen. De kunst is om steeds meer werk overbodig te maken, zodat er ruimte ontstaat voor wat ik echt wil doen.
Soms is dat een nieuw bedrijfsconcept.
Soms een middag achter mijn bureau.
En soms is het een zelfgebakken pizza in Napels, samen met mijn zoon.
No Hurry, No Pause. Niet wachten met leven tot het werk klaar is.
Wil je meer van mijn praktijkervaringen met slimmer ondernemen, AI en outsourcen? Schrijf je dan in voor mijn mailinglijst. Dan deel ik mijn inzichten ook rechtstreeks per e-mail.
Florentijn
Mr. outsourcing
