Een werkweek van 4 uur:
vrijheid moet je bouwen

Ik werk ook wanneer ik reis.

Dat is blijkbaar een minder romantisch verhaal dan een ondernemer die met zijn laptop onder een palmboom zit en af en toe op een knop drukt. Maar het is wel mijn verhaal. Ik bouw aan mijn bedrijven, bezoek andere landen en probeer steeds meer werk zo te organiseren dat ik het zelf niet meer hoef uit te voeren.

En eerlijk gezegd vind ik dat bouwen ook gewoon leuk.

Daar zit meteen mijn persoonlijke complicatie bij Een werkweek van 4 uur van Tim Ferriss. Ik wil minder hoeven werken. Tegelijkertijd kan ik behoorlijk enthousiast worden van een nieuw bedrijfsproces, een slimmer ingerichte kamer of software die weer een handeling overbodig moet maken.

Geef mij tijd en ik bedenk iets nieuws om met die tijd te doen.

Heel efficiënt van mezelf.

Toch raakt het boek precies aan wat ik wil: kunnen reizen, ruimte hebben voor mijn kinderen en mijn aandacht besteden aan het ontwikkelen van een bedrijf dat steeds minder dagelijkse bemoeienis van mij nodig heeft.

Alleen moet ik die vrijheid eerst organiseren.

Ferriss geeft de richting en ik bouw mijn eigen versie

Ferriss verdeelt zijn aanpak in vier stappen: definitie, eliminatie, automatisering en bevrijding. In het Engels vormen die samen DEAL. Bepalen hoe je wilt leven, overbodig werk schrappen, uitvoering organiseren en meer vrijheid creëren. Op zijn eigen website staan de hoofdstukken en bijbehorende hulpmiddelen.

Dat is het vertrekpunt van het boek. Mijn toepassing draait om een flexwerkorganisatie met eenvoudige diensten, zoveel mogelijk geautomatiseerde processen en uitbestede uitvoering.

Onderweg werk ik ook. Soms juist heel gericht aan een project waar ik thuis onvoldoende aan toekom.

De vraag die ik aan het boek overhoud, is welke werkzaamheden mijn persoonlijke aandacht werkelijk verdienen. Daarvoor wil ik tijd vrijmaken. De rest wil ik zo goed mogelijk wegorganiseren.

Iedereen ziet de reis en ik zoek vooral rust

Wanneer ik vertel waar ik naartoe ga, reageren ondernemers daar vaak enthousiast op. Zanzibar. Een andere stad. Een tijdje onderweg. Dat spreekt tot de verbeelding.

Ik snap dat.

Reizen geeft me nieuwe indrukken, ontmoetingen en verhalen. Ik zie hoe mensen ergens anders leven en werken. Dat neem ik mee in mijn ondernemerschap en in mijn kijk op de wereld.

Maar voor mij is rust minstens zo belangrijk.

Ik blijf het liefst een maand of een paar maanden op één plek. Bij voorkeur in een grote stad, waar genoeg te ontdekken valt om het ook langer interessant te houden. Ik hoef dan niet voortdurend te beslissen waar ik morgen slaap of wanneer ik alweer vertrek.

Een constante reisbeweging heeft voor mij ook iets prettigs. Het telkens wisselen tussen thuis zijn en weer vertrekken vraagt óók aandacht. Thuis ligt er meteen weer iets om op te ruimen of uit te zoeken.

Mijn ideale vrijheid heeft dus een ritme. Lang genoeg ergens blijven om er te leven, werken wanneer dat nodig is en zelf kiezen wanneer ik verder ga.

Ferriss bespreekt zulke perioden onder de noemer mini-pensioenen: ruimte voor leven en reizen tijdens je werkzame leven. Mijn eigen variant bevat voorlopig nog gewoon werk. Daar schreef ik eerder al over in Reizen versus vakantie.

Mijn 80/20 heb ik nog steeds niet gevonden

Ferriss gebruikt het 80/20-principe om te onderzoeken welke activiteiten relatief veel resultaat opleveren. Hij combineert dat met de wet van Parkinson, over werk dat de beschikbare tijd opvult. Beide behandelt hij in het hoofdstuk over tijdmanagement.

Dat klinkt overzichtelijk.

Ik heb alleen mijn eigen 80/20 nog niet overtuigend gevonden.

Bij mijn dienstverlening maakt het voor mijn persoonlijke tijd vaak weinig uit of iemand af en toe een uur boekt of veel vaker ruimtes gebruikt. Er zit al veel automatisering achter. Als de dienstverlening goed is ingericht, vraagt een kleine klant niet vanzelf om meer handwerk.

Dan kan ik moeilijk besluiten dat die klant eruit moet omdat hij toevallig weinig omzet heeft.

Daarvoor moet ik eerst weten wat een klant werkelijk oplevert, wat de dienstverlening kost en waar uitzonderingen ontstaan. Een verhouding uit een boek is voor mij geen reden om alvast mensen weg te strepen.

De les over beschikbare tijd kan ik concreter gebruiken. Toen ik tijdens langere reizen zelf nog het klantcontact deed, had ik daar vaste momenten voor: om elf uur en om vier uur. Dat wist ik vooraf.

Mijn bereikbaarheid had daarmee een plek in de dag. En de rest van de dag had ook een plek.

Het informatiedieet uit het boek kost mij trouwens weinig moeite. Ik volg geen nieuws, kijk geen journaal en lees geen krant. Op dat onderdeel hoef ik mezelf niet opnieuw uit te vinden. Er blijft genoeg ander werk over om me mee bezig te houden.

Ik word blij van werk dat straks minder werk vraagt

Processen bouwen is voor mij de kern.

Bedrijfsprocessen, IT-processen en werkprocessen. Ik wil ze zo inrichten dat de uitvoering eenvoudig wordt en er steeds minder handelingen nodig zijn.

Dat enthousiasme gaat ook over onze kamers. Toegangscontrole, verlichting, energiezuinige oplossingen en de mogelijkheden van robotica vind ik interessant. Ik wil dat soort innovaties verbinden aan een dienst die voor de klant juist simpel blijft.

Een klant moet zijn werk kunnen doen. Die hoeft niet eerst mijn technische hobby te begrijpen.

Met AI is daar voor mij nog een hele speeltuin bij gekomen. Mijn ambitie gaat ver: uiteindelijk wil ik zo weinig mogelijk menselijke uitvoering nodig hebben, ook van freelancers. Dat is een doel waar ik aan werk. Ik beschrijf hier geen organisatie die al volledig zelfstandig draait.

Het eindresultaat moet een beperkt aantal duidelijke, herhaalbare diensten zijn. Daarmee wil ik verschillende doelgroepen bedienen, eerst in Nederland en later ook in andere landen.

Groeien vraagt daarbij meer dan software. Een kamer heeft een beperkte capaciteit. Een nieuwe vestiging moet worden gevonden, ingericht en opgeleverd. Dat hoort er ook bij.

Ik wil vooral dat groei steeds minder extra dagelijkse bemoeienis van mij vraagt. Aan die combinatie van dienstverlening, inrichting en systemen bouw ik graag. Daar wil ik een onderscheidend bedrijf van maken.

Nee zeggen hoort gewoon bij mijn strategie

Er is een heel concreet verzoek waarop ik tegenwoordig nee zeg: een klant die een ruimte voor langere tijd vast wil huren.

Dat doe ik niet meer.

Ik wil een flexwerkorganisatie bouwen. Mijn ambitie is om daarin de grootste te worden, met een breed aanbod voor verschillende doelgroepen. Langdurige vaste verhuur past niet bij het model dat ik daarvoor heb gekozen.

Dus neem ik zo’n verzoek niet aan.

Dat is geen emotioneel moment waarbij ik met trillende handen een factuur laat liggen. Het is gewoon mijn strategie.

Ferriss bespreekt bewust weigeren in het boek. Mijn eigen toepassing begint al bij het aanbod: ik wil helder houden welke diensten we leveren. Een extra uitzondering moet inhoudelijk passen, ook als iemand bereid is ervoor te betalen.

Ik kan moeilijk een eenvoudige organisatie willen en er zelf bij iedere verkoop een nieuwe gebruiksaanwijzing aan toevoegen.

Dan ben ik de architect van mijn eigen gedoe.

Uitbesteden vraagt ook om duidelijke beslissingen

Eenvoudige diensten helpen mij bij het uitbesteden van de uitvoering. Er valt veel vooraf vast te leggen.

Wat moet er gebeuren? Wat is een goed resultaat? Welke oplossing mag iemand zelfstandig kiezen? Tot welk bedrag? Wanneer is overleg nodig?

Dat soort afspraken wil ik documenteren, samen met de doelen en grenzen waarbinnen iemand werkt.

In mijn geval zijn zulke uitzonderingen vaak overzichtelijk, juist doordat de dienstverlening simpel is. Ik wil dat zo houden terwijl ik verder automatiseer.

Concreet denk ik bij uitbesteden aan de inrichting van software, specialistisch installatiewerk en terugkerende administratieve uitvoering. De richting van het bedrijf, de keuze van het aanbod en de eisen waaraan een nieuwe locatie moet voldoen, blijven mijn verantwoordelijkheid.

Een specialist krijgt de uitvoering en duidelijke afspraken over wanneer iets goed is. Ik blijf kijken naar het resultaat en naar de onderdelen waar mijn oordeel nodig is.

Dat sluit aan op mijn eerdere artikel over About Face, leiderschap en outsourcen. Daar ging het ook over beslissingen die nog te veel in mijn eigen hoofd zitten.

Als ik meer vrijheid wil, moet de kennis waarmee iemand verder kan ook buiten mijn hoofd beschikbaar zijn.

Op afstand beheren lukt en bij bouwen wil ik erbij zijn

Tijdens mijn langere reizen ging het werken op afstand op zich goed. Het klantcontact had vaste momenten en ik wist vooraf welk werk nog bij mij lag.

De situatie veranderde toen ik flink ging uitbreiden met nieuwe vestigingen.

Ik wil die gebouwen zien. Ik wil bij de bouw zijn. Zeker wanneer we nieuwe oplossingen ontwikkelen, moet ik af en toe zelf kunnen kijken en bespreken wat er gebeurt.

Daarom maak ik nu kortere reizen. Heen en weer, in plaats van één lange rondreis.

Dat is de fase waarin mijn bedrijf nu zit. Ik kies voor groei en daar hoort op dit moment ook meer aanwezigheid bij.

Het idee van management door afwezigheid uit Ferriss’ boek blijft wel interessant als test. Wat gaat verder zonder mij? Waar blijkt mijn kennis nog nodig? Wat moet ik voor een volgende reis beter vastleggen of overdragen?

Bij een nieuw concept voeg ik zelf graag iets toe. Een terugkerende uitvoerende taak wil ik juist steeds beter laten lopen zonder mijn tussenkomst.

Dat verschil bepaalt waar ik mijn tijd in steek.

Goedkoper leven is nog geen goedkope reis

Dan de financiële kant. Ferriss bespreekt geoarbitrage: gebruikmaken van verschillen in kosten tussen landen.

Ik heb onderweg ervaren dat het dagelijkse leven goedkoper kan zijn dan in Nederland. Maar mijn totale reisrekening bestaat uit meer dan dagelijkse boodschappen.

Op Zanzibar kwamen daar bijvoorbeeld een huurauto en uitstapjes bij. Ik wil dingen zien, ontdekken en bezoeken. Dat doe ik thuis minder snel, en het kost ook gewoon geld.

Met de camper kan ik eenvoudiger en goedkoper reizen. Zelf koken, zelf uitstapjes organiseren en langer in een betaalbaar land blijven. Dan heb ik meer invloed op mijn uitgaven.

Bij steden, vliegtickets en betaalde accommodaties wordt het een ander verhaal.

Voor mezelf moet ik dus de hele rekening bekijken: vervoer, verblijf, activiteiten én de lasten die thuis doorlopen. Goedkope boodschappen zijn prettig, maar ze betalen de huurauto niet.

Ik werk ook aan een aparte cursus over slimmer reizen. Daar wil ik later meer over delen. Die is nog in ontwikkeling.

Begin met één stukje vrijheid

Je hoeft voor deze les geen wereldreis te boeken. Begin met één terugkerende taak of beslissing waarvoor je organisatie nu nog bij jou aanklopt.

Pak die in drie stappen aan:

1. Kies wat jouw aandacht waard is. Schrijf op waarom jij deze taak nu uitvoert. Is jouw oordeel nodig, of beschik jij als enige over de informatie? Bepaal ook waarvoor je de vrijgekomen tijd wilt gebruiken.
2. Leg het resultaat en de grenzen vast. Beschrijf wat goed betekent, welke beslissingen iemand zelf mag nemen en wanneer overleg nodig is. Kies vervolgens wat je kunt schrappen, automatiseren of aan een specialist kunt overdragen.
3. Test een periode zonder jouw tussenkomst. Spreek een moment af waarop je het resultaat controleert. Noteer waar je tussendoor toch nodig bleek. Gebruik die punten om de afspraken of het proces aan te passen.

Vier uur per week is daarvoor geen toegangseis. Een taak die voortaan minder van jouw aandacht vraagt, is al een concreet begin.

Ik moet daarbij ook opletten wat ik met mijn eigen ruimte doe. Mijn enthousiasme voor nieuwe processen is groot genoeg om die ruimte weer vol te bouwen.

Dat is leuk. En het vraagt om een keuze.

Deze keer gaat de vrijheid mee naar Napels

Binnenkort ga ik met mijn zoon naar Napels. Vier dagen samen weg, voor het eerst met z’n tweeën op vakantie.

Er staat in ieder geval pizza op het programma.

Veel pizza, als het aan hem ligt.

Dat maakt het doel ineens heel concreet. Ik wil een bedrijf bouwen waarmee ik zulke keuzes kan maken. Een tijdje in een andere stad leven. Reizen en werken combineren. Tijd hebben om iets nieuws te ontwikkelen. Of gewoon samen met mijn zoon aan tafel zitten.

Ik blijf graag ondernemen. Het bouwen van die organisatie vind ik zelf een van de leukste onderdelen.

Maar voor de uitvoering wil ik steeds minder nodig zijn. Zodat er ook aandacht overblijft voor wat ik buiten mijn bedrijf belangrijk vind.

Daar wordt Een werkweek van 4 uur voor mij praktisch.

Waarvoor wil jij tijd vrijmaken?

Schrijf je in voor mijn mailinglijst als je meer praktijkverhalen wilt over uitbesteden, slimmer organiseren en ruimte maken voor wat jij belangrijk vindt.

Florentijn
Mr. Outsourcing